Fehlende oder veraltete Betriebsanweisungen gehören zu den häufigsten Mängeln bei Audits. 2024 führten die Berufsgenossenschaften über 477.000 Prüfungen durch — mit fast 1,2 Millionen Befunden. Wer eine Betriebsanweisung erstellen muss, steht vor klaren Fragen: Welche Daten brauche ich? Welche Abschnitte sind Pflicht? Wie halte ich das Dokument aktuell? Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie eine Betriebsanweisung erstellen — in sieben Schritten, von der Planung bis zum fertigen Aushang.

Wer erstellt Betriebsanweisungen — und wann?

Die Pflicht, eine Betriebsanweisung zu erstellen, liegt beim Arbeitgeber. Das gilt in allen Rechtsquellen: § 14 Abs. 1 GefStoffV für Gefahrstoffe, § 12 Abs. 2 BetrSichV für Arbeitsmittel und § 14 Abs. 1 BioStoffV für Biostoffe. Die TRGS 555 Nr. 3.1 Abs. 5 stellt klar: „Verantwortlich für die Erstellung von Betriebsanweisungen ist der Arbeitgeber.“

Delegation ist möglich — mit Schriftform

Der Arbeitgeber kann die Aufgabe an fachkundige Personen delegieren. § 13 Abs. 2 ArbSchG verlangt dafür eine schriftliche Pflichtenübertragung. Typische Beauftragte: SiFa, Vorgesetzte oder der Gefahrstoffbeauftragte. Auch nach Delegation behält der Arbeitgeber die Auswahl- und Kontrollpflicht. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) berät nach ASiG — sie kann eine Betriebsanweisung erstellen, trägt aber keine eigene rechtliche Pflicht.

Anlässe für neue oder aktualisierte Betriebsanweisungen

Sie müssen eine neue Betriebsanweisung erstellen bei:

Einsatz eines neuen Gefahrstoffs oder Arbeitsmittels
Änderung eines Arbeitsverfahrens oder Prozesses
Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung
Arbeitsunfällen oder Beinahe-Unfällen
Neuen Vorschriften, TRGS-Änderungen oder aktualisierten Sicherheitsdatenblättern
Ergebnissen aus Begehungen oder Audits

Eine feste Frist gibt es nicht. GefStoffV § 14 fordert eine Anpassung bei „jeder maßgeblichen Änderung der Arbeitsbedingungen“. In der Praxis hat sich ein jährlicher Prüfrhythmus bewährt — gekoppelt an die jährliche Unterweisung.

Grundlagen zu den sechs Typen, dem Farbschema und den Pflichten finden Sie im Betriebsanweisung-Leitfaden.

Was Sie brauchen, bevor Sie eine Betriebsanweisung erstellen

Bevor Sie eine Betriebsanweisung erstellen, müssen drei Quellen vorliegen. Ohne diese Daten wird das Dokument lückenhaft oder zu allgemein — beides zählt zu den Top-Mängeln bei Audits.

1. Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung

Jede Betriebsanweisung basiert auf der Gefährdungsbeurteilung (GBU). § 6 GefStoffV verlangt eine Beurteilung vor Aufnahme der Tätigkeit. Die GBU liefert die Gefahren, die Schutzmaßnahmen und die Restrisiken. Wer eine Betriebsanweisung erstellen will, ohne die GBU zu kennen, arbeitet im Blindflug. Unser Leitfaden zur Gefährdungsbeurteilung hilft beim Einstieg.

2. Sicherheitsdatenblätter (bei Gefahrstoffen)

Wer eine Gefahrstoff-Betriebsanweisung erstellen will, braucht das passende Sicherheitsdatenblatt (SDB). Die TRGS 555 enthält eine Tabelle, die zeigt, welche SDB-Abschnitte in welche Teile der BA fließen. Besonders wichtig sind die Abschnitte 2 (Gefahren), 4 (Erste Hilfe), 5 und 6 (Brand und Freisetzung), 7 und 8 (Handhabung und PSA) sowie 13 (Entsorgung). Prüfen Sie das SDB nach TRGS 400 auf Aktualität. Mehr zum Aufbau lesen Sie im SDB-Guide.

3. Herstellerangaben und Bedienungsanleitungen (bei Maschinen)

Für Maschinen und Arbeitsmittel liefert die Betriebsanleitung des Herstellers die Basis. § 12 Abs. 2 Satz 3 BetrSichV erlaubt sogar, die Anleitung des Herstellers als BA zu nutzen — sofern sie alle nötigen Daten in klarer Form enthält. Fehlen Angaben, müssen Sie eine eigene Betriebsanweisung erstellen und die Lücken füllen.

Betriebsanweisung erstellen in 7 Schritten

So können Sie Ihre Betriebsanweisung erstellen — Schritt für Schritt. Die Gliederung folgt den Pflichten der TRGS 555 (Gefahrstoffe) und der BetrSichV (Arbeitsmittel).

Schritt 1: Anwendungsbereich festlegen

Klären Sie zuerst: Für welchen Gefahrstoff, welche Maschine oder welche Tätigkeit wollen Sie die Betriebsanweisung erstellen? Legen Sie den Arbeitsbereich und die betroffenen Plätze fest. Prüfen Sie, ob eine Einzel- oder eine Sammel-BA sinnvoll ist. Sammel-BAs sind nach TRGS 555 erlaubt, wenn ähnliche Gefahren bestehen und gleiche Schutzmaßnahmen gelten — etwa für eine Gruppe entzündbarer Lösemittel im Lackierbetrieb.

Schritt 2: Gefahren für Mensch und Umwelt ermitteln

Leiten Sie die Gefahren aus der GBU und dem SDB (Abschnitte 2, 10, 11) ab. Bei Gefahrstoffen nennen Sie die H- und EUH-Sätze — im Wortlaut oder sinnvoll verkürzt. Bei Maschinen beschreiben Sie Quetsch-, Schnitt- oder Stromgefahren. Schreiben Sie klar und für den Betrieb passend. Abstrakte Sätze wie „gesundheitsschädlich bei Einatmen“ ohne Bezug zum Arbeitsplatz helfen niemandem.

Schritt 3: Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln formulieren

Ordnen Sie die Schutzmaßnahmen nach dem STOP-Prinzip:

S — Austausch: Kann ein weniger gefährlicher Stoff den Gefahrstoff ersetzen?
T — Technik: Absaugung, geschlossene Systeme, Schutzwände
O — Organisation: Zugang beschränken, Zeiten begrenzen, Hautschutzplan
P — Persönliche Schutzausrüstung: PSA konkret benennen (nicht „Atemschutz“, sondern z. B. „Halbmaske mit Filter A2“)

Nutzen Sie klare Sprache: Gebote mit „müssen“, Verbote mit „dürfen nicht“. Allgemeine SDB-Texte wie „bei schlechter Belüftung Atemschutz tragen“ gehören nicht in die BA. Wenn Sie eine Betriebsanweisung erstellen, ersetzen Sie solche Floskeln durch genaue Angaben für Ihren Betrieb.

Schritt 4: Verhalten bei Störungen und Unfällen beschreiben

Beschreiben Sie die Sofortmaßnahmen bei Störungen und Unfällen. Wie wird die Maschine sicher gestoppt? Welche Lösch- oder Bindemittel kommen zum Einsatz? Wo liegt der Not-Aus? Nennen Sie Notruf, Ersthelfer und Sammelplatz. Bei Gefahrstoffen: Trennen Sie die Erste-Hilfe-Schritte nach Einatmen, Hautkontakt, Augenkontakt und Verschlucken.

Schritt 5: Sachgerechte Entsorgung und Instandhaltung ergänzen

Bei Gefahrstoffen: Nennen Sie Entsorgungswege, Sammelbehälter und Abfallschlüssel. Bei Maschinen: Ergänzen Sie Hinweise zu Reinigung, Wartung und Pflege nach § 10 Abs. 2 BetrSichV. Geben Sie an, welche PSA bei Entsorgung oder Wartung nötig ist.

Schritt 6: Farbschema und Piktogramme zuordnen

Ordnen Sie die passenden Piktogramme zu. Bei Gefahrstoffen nutzen Sie die GHS-Piktogramme nach CLP-Verordnung — zu finden im SDB, Abschnitt 2. Bei Maschinen setzen Sie Gebots- und Verbotszeichen nach ASR A1.3 ein. Das Farbschema folgt der BG-Empfehlung nach DGUV Information 211-010: Orange für Gefahrstoffe, Blau für Maschinen.

Schritt 7: Freigabe, Unterschrift und Aushang

Versehen Sie die BA mit Datum und dem Namen des Erstellers. Die Freigabe erfolgt durch den Arbeitgeber oder die beauftragte Person. Hängen Sie die BA am Arbeitsplatz aus — § 14 Abs. 1 GefStoffV verlangt, dass sie zugänglich ist. Wichtig: Wer eine Betriebsanweisung erstellen lässt, muss danach auch unterweisen. Ohne Unterweisung fehlt der zweite Teil der Pflicht.

Workflow vom Sicherheitsdatenblatt zur fertigen Betriebsanweisung mit GHS-Symbolen

5 typische Fehler beim Erstellen von Betriebsanweisungen

Diese Fehler tauchen in Audits immer wieder auf. Sie betreffen den Erstellungsprozess, nicht das Dokument selbst.

1. GBU-Ergebnisse nicht einbezogen

Die BA wird ohne Bezug zur GBU erstellt. Das Ergebnis: allgemeine Maßnahmen, die nicht zum Arbeitsplatz passen. Die TRGS 555 verlangt klar, dass die BA auf der GBU basiert (Nr. 3.1 Abs. 6). Wer eine Betriebsanweisung erstellen will, beginnt daher immer bei der Gefährdungsbeurteilung.

2. Allgemeine Floskeln statt betriebsspezifischer Maßnahmen

Muster-BAs aus dem Internet werden 1:1 kopiert, ohne sie an den Betrieb anzupassen. „Schutzhandschuhe tragen“ statt „Nitrilhandschuhe, Mindestdicke 0,3 mm“ ist zu ungenau. Die TRGS 555 Nr. 3.1 Abs. 12 warnt davor, BAs ohne Anpassung zu nutzen. Wenn Sie eine Betriebsanweisung erstellen, müssen die Angaben zu Ihrem Betrieb passen.

3. Veraltete Angaben aus überholten Sicherheitsdatenblättern

Das SDB ist veraltet — neue H-Sätze, geänderte Grenzwerte oder andere PSA-Vorgaben fehlen. Prüfen Sie vor jeder Erstellung, ob das SDB dem aktuellen Stand entspricht. Nur so können Sie eine korrekte Betriebsanweisung erstellen.

4. Fehlende Aktualisierung nach Änderungen

Neue Maschinen, neuer Standort, anderer Prozess — aber die BA ist noch die alte. Veraltete BAs gehören zu den Top-Findings bei Audits. Koppeln Sie die Prüfung an die jährliche Unterweisung.

5. Keine Verknüpfung mit der Unterweisung

Die BA wird erstellt und abgeheftet — aber niemand wird darauf unterwiesen. GefStoffV § 14 Abs. 2 und BetrSichV § 12 Abs. 1 verlangen eine Unterweisung auf Basis der BA. Ohne Unterweisung bleibt die beste Betriebsanweisung wirkungslos.

Mit Arbeitsschutz-Software lassen sich Betriebsanweisungen erstellen, versionieren und direkt mit der Unterweisung verknüpfen.

Arbeitsschutz-Audit: Inspektorin prüft ausgehängte Betriebsanweisungen in der Produktionshalle

Betriebsanweisung erstellen mit Software — Vorteile und Möglichkeiten

Viele Betriebe nutzen Word oder PDF, um Betriebsanweisungen zu erstellen. Das klappt bei wenigen Dokumenten. Ab 20 oder mehr Gefahrstoffen, Maschinen und Standorten wird die Pflege aber aufwendig und fehleranfällig.

Word/PDF vs. spezialisierte Software

Kriterium	Word/PDF	Spezialisierte Software
Erstellung	Manuell, formatiert per Hand	Vorlagen mit vorgegebener Struktur
GHS-Piktogramme	Manuell einfügen	Automatische Zuordnung aus SDB
Versionierung	Dateiname mit Datum	Automatische Versionshistorie
Aktualisierung	Manuell prüfen	Fristenerinnerung, Änderungs-Trigger
Verknüpfung mit GBU	Keine technische Verbindung	Direkte Verknüpfung im System
Verknüpfung mit Unterweisung	Separate Dokumentation	Durchgängiger Workflow

Der Dreischritt: GBU, Betriebsanweisung, Unterweisung

Der Vorteil liegt im durchgängigen Ablauf: Die Gefährdungsbeurteilung liefert die Datenbasis. Daraus entsteht die BA im Betriebsanweisungen-Modul. Diese wird direkt zur Unterweisung genutzt. Pretorix bildet diesen Dreischritt in einer Plattform ab. Ändert sich die GBU, prüft das System die verknüpften BAs automatisch. So lassen sich Betriebsanweisungen erstellen, pflegen und unterweisen — ohne Medienbruch.

Alle Module finden Sie auf der Seite Arbeitsschutz-Software.

Digitaler Dreischritt: Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Unterweisung auf einem Tablet

Wer darf eine Betriebsanweisung erstellen?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er kann per Pflichtenübertragung nach § 13 Abs. 2 ArbSchG fachkundige Personen beauftragen — etwa SiFa, Vorgesetzte oder den Gefahrstoffbeauftragten. Die Kontrollpflicht bleibt beim Arbeitgeber.

Wie oft muss eine Betriebsanweisung aktualisiert werden?

Es gibt keine feste Frist. Die Prüfung erfolgt bei Anlass — neue Stoffe, geändertes Verfahren, neues SDB oder nach einem Unfall. In der Praxis hat sich ein jährlicher Check bewährt, gekoppelt an die Unterweisung.

Muss jede Betriebsanweisung unterschrieben werden?

Eine Pflicht zur Unterschrift auf der BA selbst gibt es nicht. In der Praxis hat sich die Unterschrift des Erstellers mit Datum als Standard bewährt. Die Unterschrift auf dem Unterweisungsnachweis ist dagegen Pflicht.

Kann man eine Sammel-Betriebsanweisung erstellen?

Ja. TRGS 555 Nr. 3.1 Abs. 13 erlaubt Sammel-BAs, wenn ähnliche Gefahren bestehen und gleiche Schutzmaßnahmen gelten. Beispiel: Entzündbare Lösemittel mit gleichen GHS-Piktogrammen und derselben PSA. Bei CMR-Stoffen sollten Sie eine Einzel-BA erstellen.

In welcher Sprache muss eine Betriebsanweisung verfasst sein?

Die BA muss „in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache“ vorliegen. Das heißt nicht zwingend Muttersprache — der Inhalt muss verstanden werden. Piktogramme, einfache Sprache und Versionen in Fremdsprachen helfen dabei.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebsanweisung und Arbeitsanweisung?

Die BA ist ein Arbeitsschutz-Dokument mit gesetzlicher Grundlage (GefStoffV, BetrSichV). Sie nennt Gefahren, Schutzmaßnahmen und Notfallverhalten. Eine Arbeitsanweisung dagegen beschreibt den Ablauf einer Tätigkeit — ohne Bezug zum Arbeitsschutz.

Fazit

Eine Betriebsanweisung zu erstellen ist kein einmaliges Projekt. Der Dreischritt GBU, BA und Unterweisung ist ein laufender Prozess. Ändern sich die Bedingungen, muss die ganze Kette geprüft werden.

Starten Sie mit den kritischsten Punkten: Gefahrstoffe mit hohem Risiko, Maschinen mit besonderen Gefahren. Nutzen Sie die sieben Schritte aus diesem Artikel. Prüfen Sie Ihre bestehenden BAs auf die fünf typischen Fehler. So können Sie jede Betriebsanweisung erstellen, die den Anforderungen standhält — und bauen Ihre Dokumentation Stück für Stück aus.

Sie möchten Ihre Betriebsanweisungen digital erstellen und pflegen? Pretorix führt Sie durch den Prozess — von der Gefährdungsbeurteilung über die Betriebsanweisung bis zur Unterweisung. Alle Schritte in einer Plattform, mit Versionierung und Fristenverwaltung.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die genannten Pflichten (ArbSchG, GefStoffV, BetrSichV, TRGS 555) geben den Stand bei Veröffentlichung wieder. Für die Bewertung Ihrer Lage im Betrieb wenden Sie sich an eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder einen Fachanwalt.

Wer er­stellt Be­triebs­an­wei­sun­gen — und wann?

De­le­ga­ti­on ist mög­lich — mit Schrift­form

An­läs­se für neue oder ak­tu­a­li­sier­te Be­triebs­an­wei­sun­gen

Was Sie brau­chen, bevor Sie eine Be­triebs­an­wei­sung er­stel­len

1. Er­geb­nis­se der Ge­fähr­dungs­be­ur­tei­lung

2. Si­cher­heits­da­ten­blät­ter (bei Ge­fahr­stof­fen)

3. Her­stel­ler­an­ga­ben und Be­die­nungs­an­lei­tun­gen (bei Ma­schi­nen)

Be­triebs­an­wei­sung er­stel­len in 7 Schrit­ten

Schritt 1: An­wen­dungs­be­reich fest­le­gen

Schritt 2: Ge­fah­ren für Mensch und Um­welt er­mit­teln

Schritt 3: Schutz­maß­nah­men und Ver­hal­tens­re­geln for­mu­lie­ren

Schritt 4: Ver­hal­ten bei Stö­run­gen und Un­fäl­len be­schrei­ben

Schritt 5: Sach­ge­rech­te Ent­sor­gung und In­stand­hal­tung er­gän­zen

Schritt 6: Farb­sche­ma und Pik­to­gram­me zu­ord­nen

Schritt 7: Frei­ga­be, Un­ter­schrift und Aus­hang

5 ty­pi­sche Feh­ler beim Er­stel­len von Be­triebs­an­wei­sun­gen

1. GBU-​Ergebnisse nicht ein­be­zo­gen

2. All­ge­mei­ne Flos­keln statt be­triebs­spe­zi­fi­scher Maß­nah­men

3. Ver­al­te­te An­ga­ben aus über­hol­ten Si­cher­heits­da­ten­blät­tern

4. Feh­len­de Ak­tu­a­li­sie­rung nach Än­de­run­gen

5. Keine Ver­knüp­fung mit der Un­ter­wei­sung

Be­triebs­an­wei­sung er­stel­len mit Soft­ware — Vor­tei­le und Mög­lich­kei­ten

Word/PDF vs. spe­zi­a­li­sier­te Soft­ware

Der Drei­schritt: GBU, Be­triebs­an­wei­sung, Un­ter­wei­sung