Eine Frau meldet ihre Schwangerschaft. Ab jetzt muss der Betrieb handeln. Die Gefährdungsbeurteilung Schwangere muss laut Mutterschutzgesetz (MuSchG) aber schon vorher fertig sein. Dennoch haben rund 27 % der Betriebe keine solche GBU. Dieser Text zeigt Ihre Pflichten. Er erklärt den Ablauf und nennt typische Fehler.

Warum die Gefährdungsbeurteilung Schwangere so wichtig ist

Werdende Mütter brauchen am Arbeitsplatz einen besonderen Schutz. Gifte passieren die Plazenta. Schweres Heben kann Wehen auslösen. Keime schaden dem Kind. Darum reicht die normale GBU nach § 5 ArbSchG nicht aus.

§ 10 MuSchG fordert mehr. Seit 2018 müssen Betriebe vorsorgen. Die Gefährdungsbeurteilung Schwangere muss stehen, bevor eine Frau ihre Schwangerschaft meldet. Dazu kommen Pflichten zur Dokumentation nach § 14 MuSchG.

Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 30.000 Euro. Bei Vorsatz kann nach § 33 MuSchG sogar eine Haftstrafe folgen. Ohne fertige GBU darf die Schwangere gar nicht arbeiten. Es tritt dann ein Verbot ein — bei voller Lohnzahlung.

Das kostet den Betrieb Zeit und Geld. Mit der richtigen GBU lässt sich das vermeiden.

Mehr zum Thema GBU allgemein lesen Sie im Leitfaden zur Gefährdungsbeurteilung.

Zwei Stufen: So ist die Gefährdungsbeurteilung Schwangere aufgebaut

Viele Betriebe handeln erst nach der Meldung einer Schwangerschaft. Doch die Gefährdungsbeurteilung Schwangere kennt zwei Stufen. Dieser Punkt wird oft übersehen.

Stufe 1: GBU ohne Anlass (§ 10 Abs. 1)

Jeder Betrieb muss vorher prüfen, ob Jobs Risiken für Schwangere bergen. Das gilt für alle Stellen. Auch dann, wenn dort derzeit keine Frauen arbeiten. Gleiche Jobs lassen sich bündeln.

Das Ergebnis: Für jede Stelle wird klar, ob eine Schwangere dort arbeiten kann. Die Maßnahmen werden in einer Akte festgehalten.

Stufe 2: GBU nach Meldung (§ 10 Abs. 2)

Meldet eine Frau ihre Schwangerschaft, muss der Chef sofort handeln. Er setzt die Maßnahmen aus Stufe 1 um. Er bietet der Frau ein Gespräch an. Bis alles steht, darf sie die Stelle nicht besetzen.

Beide Stufen im Vergleich

Merkmal	Stufe 1 (ohne Anlass)	Stufe 2 (nach Meldung)
Gesetz	§ 10 Abs. 1 MuSchG	§ 10 Abs. 2 MuSchG
Wann	Vor jeder Schwangerschaft	Sofort nach Meldung
Inhalt	Alle Jobs prüfen	Schutz für die Betroffene
Ergebnis	Dokumentation des Bedarfs	Umsetzung und Gespräch

Wichtig: Seit Januar 2025 kann Stufe 1 für einzelne Jobs entfallen. Dafür muss der AfMu aber eine Regel erlassen haben. Stand heute gibt es keine solche Regel. Die Pflicht bleibt also bestehen.

Zwei-Stufen-Modell der Gefährdungsbeurteilung Schwangere: anlassunabhängig und personenbezogen

Gefährdungsbeurteilung Schwangere erstellen: 4 Schritte

Die Gefährdungsbeurteilung Schwangere folgt den Vorgaben des MuSchG und den Empfehlungen des AfMu. So gehen Sie vor:

Schritt 1: Jobs erfassen

Listen Sie alle Stellen auf, an denen Frauen arbeiten oder arbeiten könnten. Gleiche Jobs bündeln Sie. Notieren Sie die Arbeitsbedingungen: Zeiten, Stoffe, körperliche Last und Umfeld.

Schritt 2: Risiken prüfen

Prüfen Sie, ob Risiken nach § 11 MuSchG vorliegen:

Körperlich: Heben über 5 kg oft oder über 10 kg selten. Lärm ab 80 dB. Hitze über 26 °C. Kälte, Vibrationen, Strahlung.
Chemisch: CMR-Stoffe, Blei, giftige Stoffe der Klassen 1–3.
Biologisch: Keime der Gruppen 2–4. Röteln und Toxoplasmose.
Psychisch: Akkordarbeit, Taktarbeit, starker Zeitdruck.
Arbeitszeit: Über 8,5 Stunden pro Tag. Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr. Arbeit an Sonn- und Feiertagen.

Schritt 3: Schutz festlegen

Bei Risiken gilt eine feste Reihenfolge nach § 13 MuSchG:

Umbau — die Arbeit anpassen. Zum Beispiel: Homeoffice, weniger Last, andere Zeiten.
Wechsel — die Schwangere an einen anderen Job im Betrieb setzen.
Verbot — nur als letztes Mittel. Erst wenn Umbau und Wechsel nicht klappen.

Ziel ist: Die Frau soll weiter arbeiten. Das betont auch die DGUV-Arbeitshilfe zum Mutterschutz. Ein Verbot ohne Prüfung der ersten Stufen verstößt gegen das Gesetz.

Schritt 4: Alles festhalten und mitteilen

Die Gefährdungsbeurteilung Schwangere muss laut § 14 MuSchG drei Dinge enthalten:

Das Ergebnis der GBU und den Bedarf an Schutz
Die konkreten Maßnahmen und deren Wirksamkeit
Das Angebot eines Gesprächs oder das Datum des Gesprächs

Teilen Sie allen im Betrieb die Ergebnisse der GBU mit. So können Frauen mit Kinderwunsch die Risiken ihres Jobs einschätzen. Die Papiere müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Nach der Meldung muss die Schwangere sofort über die Maßnahmen informiert werden.

Muster finden Sie in unserem Artikel Gefährdungsbeurteilung Vorlage als Word. Noch einfacher klappt die Dokumentation mit dem GBU-Modul von Pretorix.

Gefährdungsbeurteilung Schwangere nach Branche: 5 Beispiele

Die Risiken hängen stark von der Branche ab. Hier die wichtigsten Fälle für die Gefährdungsbeurteilung Schwangere.

Büro

Büros gelten als risikoarm. Trotzdem ist die Gefährdungsbeurteilung Schwangere Pflicht. Typische Risiken: langes Sitzen, keine Pausen, Stress.

Maßnahmen:

Tische mit Höhenverstellung
Kurze Pausen alle 60 Minuten
Wechsel zwischen Sitzen und Stehen
Zugang zu einer Liege

Wenn kein Risiko vorliegt, genügt ein kurzer Vermerk. So lässt sich auch im Büro die Gefährdungsbeurteilung Schwangere schnell erledigen.

Pflege und Klinik

Im Gesundheitswesen häufen sich die Risiken. Blut und Sekrete bergen Keime wie HIV oder Hepatitis. Zytostatika sind als CMR-Stoffe tabu. Das Heben von Patienten sprengt die 5-kg-Grenze. Dazu kommt Nachtarbeit.

Typische Maßnahmen:

Kein Einsatz in Bereichen mit hohem Infektionsrisiko
Kein Kontakt mit Zytostatika
Versetzung aus dem OP bei Strahlung
Hebehilfen für den Patiententransfer
Keine Nachtdienste mehr

Das Regierungspräsidium Stuttgart bietet dazu einen Leitfaden.

Kita und Erziehung

Das größte Risiko: Kinderkrankheiten. CMV, Ringelröteln, Masern und Windpocken können für Schwangere gefährlich sein. Gegen CMV gibt es keine Impfung. Deshalb führt die Gefährdungsbeurteilung Schwangere in Kitas oft zum Verbot im Gruppendienst.

Bei einer Meldung: Sofort den Immunstatus durch den Betriebsarzt klären. Bis die Werte da sind, gilt Vorsicht. Dazu kommen Risiken wie das Heben von Kindern und Lärm. Mehr dazu bei sichere-kita.de.

Gastronomie

Schwangere in der Gastro stoßen schnell an Grenzen. Ab dem 6. Monat: maximal 4 Stunden Stehen. Tabletts und Kisten wiegen oft mehr als 5 kg. Dazu kommen Hitze am Herd, Kälte im Lager und Rutschgefahr. Nachtarbeit ab 20 Uhr ist verboten.

Maßnahmen: Sitzplätze hinter der Theke, leichtere Aufgaben wie Reservierung, kein Dienst in Raucherbereichen. Die GBU muss hier alle Punkte einzeln prüfen.

Labor und Apotheke

Im Labor ist der Umgang mit CMR-Stoffen für Schwangere verboten. Auch unter dem Abzug. Zytostatika sind komplett tabu. Das Gefahrstoffverzeichnis muss komplett vorliegen. Alle H-Sätze sind zu prüfen.

In Apotheken können Schwangere oft in Beratung und Verkauf arbeiten. Bedingung: kein Rezepturdienst mit kritischen Stoffen und kein Nachtdienst. Im Labor muss die GBU alle Stoffe einzeln prüfen.

Arbeitsschutz für Schwangere in verschiedenen Branchen: Klinik, Kita und Labor

Verbot: Wann ist es nötig?

Das Verbot ist das letzte Mittel nach § 13 MuSchG. Es darf erst kommen, wenn Umbau und Wechsel versagen. Basis ist immer die Gefährdungsbeurteilung Schwangere.

Betriebliches vs. ärztliches Verbot

Betriebliches Verbot (§ 13 MuSchG): Der Betrieb spricht es auf Basis der Gefährdungsbeurteilung Schwangere aus. Es kann auch nur für einzelne Aufgaben gelten.
Ärztliches Verbot (§ 16 MuSchG): Der Arzt stellt es aus. Grund: die Gesundheit der Frau — egal wie der Job gestaltet ist.

Kein Verbot ohne Prüfung

Ein pauschales Verbot ohne Prüfung verstößt gegen das Gesetz. Der AfMu betont: Verbote sollen nicht „aus Vorsicht" kommen. Ziel ist, dass die Schwangere weiter arbeitet.

Außerdem ist die GBU die Grundlage für jedes betriebliche BV. Ohne sie ist das Verbot angreifbar. Die Personalübersicht von Pretorix hilft bei der Verwaltung von Mutterschutz-Status und Verboten.

Schutz in der Stillzeit nicht vergessen

Das MuSchG gilt auch in der Stillzeit. Die Gefährdungsbeurteilung Schwangere bleibt nach der Geburt relevant. Allerdings sind die Regeln für Stillende (§ 12 MuSchG) enger gefasst.

Für Stillende verboten: Stoffe mit H362-Kennzeichnung und Blei. CMR-Stoffe sind aber nicht pauschal tabu. Die 5/10-kg-Grenze und das Stehverbot entfallen. Bei Keimen gilt das Verbot nur für Gruppe 4.

§ 7 MuSchG sichert Stillpausen: mindestens zweimal 30 Minuten oder einmal 60 Minuten pro Tag. Bei mehr als 8 Stunden Arbeit sind es zweimal 45 Minuten. Diese Zeit ist bezahlte Arbeit. Sie darf nicht nachgeholt werden. Der Betrieb muss zudem einen geeigneten Raum zum Stillen oder Abpumpen bereitstellen.

Wenn eine Frau nach dem Mutterschutz zurückkehrt und stillt, muss die Gefährdungsbeurteilung Schwangere erneut geprüft werden.

Arbeitgeber dokumentiert Gefährdungsbeurteilung Mutterschutz digital auf dem Tablet

Die 5 häufigsten Fehler bei der Gefährdungsbeurteilung Schwangere

Laut Evaluationsbericht der Bundesregierung tauchen immer wieder die gleichen Fehler auf:

Keine GBU ohne Anlass: Der häufigste Verstoß. Ein Drittel der Betriebe hat keine Mutterschutz-GBU. Viele starten erst nach der Meldung.
GBU zu spät: Das Gesetz sagt: sofort handeln. Bis die Maßnahmen stehen, darf die Frau nicht arbeiten.
Pauschales Verbot: Verbote sind die häufigste Maßnahme — obwohl sie nur als letztes Mittel gedacht sind. § 13 MuSchG verlangt erst Umbau und Wechsel.
Keine Dokumentation: Nur 46 % der Schwangeren bekamen ein Gespräch. § 14 MuSchG macht es aber zur Pflicht. Auch alle anderen im Betrieb müssen informiert werden.
Keine Aktualisierung: Bei Jobwechsel oder Rückkehr aus dem Mutterschutz muss die GBU erneut geprüft werden.

Häufige Fragen zur Gefährdungsbeurteilung Schwangere

Wer erstellt die Gefährdungsbeurteilung Schwangere?

Der Betrieb ist zuständig. In der Praxis arbeitet er mit der SiFa und dem Betriebsarzt zusammen. Gleiche Jobs dürfen gebündelt werden.

Wann muss die Gefährdungsbeurteilung Schwangere fertig sein?

Stufe 1 muss vorliegen, bevor jemand schwanger wird. Stufe 2 folgt sofort nach der Meldung. „Sofort" heißt: ohne Verzug.

Brauche ich eine GBU auch fürs Büro?

Ja. Auch im Büro gibt es Risiken: langes Sitzen, fehlende Pausen, Stress. Wenn kein Risiko vorliegt, genügt ein kurzer Vermerk.

Was passiert ohne Gefährdungsbeurteilung Schwangere?

Ohne GBU darf die Schwangere nicht arbeiten (§ 10 Abs. 3 MuSchG). Es tritt ein Verbot ein — bei voller Lohnzahlung. Dazu drohen Bußgelder: bis 5.000 Euro für die fehlende GBU, bis 30.000 Euro bei Arbeit ohne Schutz.

Muss ich die Frau über das Ergebnis informieren?

Ja. Laut § 14 MuSchG müssen Sie sofort über die Ergebnisse und den Schutz sprechen. Ein Gespräch über weitere Anpassungen ist Pflicht.

Gilt die Gefährdungsbeurteilung Schwangere auch für Teilzeitkräfte und Auszubildende?

Ja. Das MuSchG gilt für alle Frauen im Betrieb. Dazu zählen Teilzeitkräfte, Azubis und auch Praktikantinnen. Die GBU muss für alle Stellen vorliegen.

Muss ich die Aufsichtsbehörde informieren?

Ja. Nach § 27 MuSchG muss der Betrieb die zuständige Behörde sofort über die Schwangerschaft informieren. Der Meldebogen fragt auch nach dem Stand der GBU und den getroffenen Maßnahmen.

Auch die psychische Gefährdungsbeurteilung kann relevant sein — etwa bei hohem Druck oder Stress.

Fazit

Die Gefährdungsbeurteilung Schwangere ist ein Verfahren in zwei Stufen. Stufe 1: alle Jobs vorab prüfen. Stufe 2: nach Meldung sofort handeln. Wer beide Stufen sauber umsetzt, schützt Mutter und Kind — und vermeidet Bußgelder.

Die Reihenfolge ist klar: Erst den Job anpassen, dann umsetzen, dann erst ein Verbot. Eine digitale Lösung wie Pretorix hilft, die Gefährdungsbeurteilung Schwangere lückenlos zu protokollieren und Fristen einzuhalten.

Alle Module finden Sie unter Arbeitsschutz-Software im Überblick.

Sie wollen Ihre GBU digital führen? Pretorix hilft bei der Mutterschutz-GBU, bei Unterweisungen und bei der gesamten Dokumentation — einfach, klar und nach MuSchG aufgebaut.

Dieser Text dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an Ihre Aufsichtsbehörde, Ihre SiFa oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.