68 % der Betriebe in Deutschland haben eine GBU. Das zeigt die GDA-Befragung 2023/24. Doch viele nutzen noch Excel oder Papier. Die Folge: alte Daten, kein Audit-Trail, keine Fristen. Eine Gefährdungsbeurteilung Software bringt Ordnung in den Prozess. Sie hilft bei der GBU von der Analyse bis zur Prüfung. In diesem Artikel zeigen wir, was eine gute GBU-Software kann, wo BG-Tools an ihre Grenzen stoßen und wie Sie die beste Lösung für Ihren Betrieb finden.

Warum braucht man eine GBU-Software?

Stellen Sie sich vor: Die Behörde kommt zur Prüfung. Der GBU-Ordner ist zwei Jahre alt. Wer hat was geprüft? Keine Ahnung. Welche Maßnahmen sind offen? Unklar. Das ist kein Einzelfall. Seit 2026 gilt die 5 % Prüfquote nach dem Arbeitsschutzgesetz. Die Chance auf eine Kontrolle steigt. Und damit auch der Druck auf eine gute GBU-Doku.

Wer mit Excel oder Word arbeitet, kennt die Probleme. Bei zehn oder mehr Dateien gibt es schnell ein Chaos. Wer hat die letzte Version? Wann war das Update? Gibt es eine Freigabe? Die Pflicht nach § 6 ArbSchG ist klar: Sie müssen die GBU, die Maßnahmen, die Fristen und die Prüfung der Wirkung schriftlich festhalten. Bei der Kontrolle schaut das Amt genau hin.

Hier hilft eine Gefährdungsbeurteilung Software. Sie führt Schritt für Schritt durch den Prozess, merkt sich alle Fristen und speichert jede Änderung. Auch die BAuA betont: Digitale Tools helfen bei der Struktur, ersetzen aber nicht den Gang durch den Betrieb.

Welche Funktionen muss eine Gefährdungsbeurteilung Software haben?

Die sieben Schritte der GBU sind die Basis für jede Software. Diese Funktionen sind ein Muss:

GBU mit Vorlagen erstellen — Gute Tools bringen fertige Kataloge für viele Branchen mit. So müssen Sie nicht bei Null starten.
Risiken bewerten — Eine klare Matrix zeigt das Risiko. Zum Beispiel nach Nohl (5×5) mit dem STOP-Prinzip. So sehen Sie auf einen Blick, wo es hakt.
Maßnahmen verfolgen — Wer ist zuständig? Bis wann? Ein Ampel-System zeigt den Stand. Offene Maßnahmen ohne Frist sind laut DGUV ein häufiger Mangel bei Prüfungen.
Jede Änderung nachweisen — Ein Audit-Trail speichert, wer wann was geändert hat. Das ist der Kern einer guten GBU-Doku.
Fristen im Blick behalten — Die Software erinnert Sie, wenn eine GBU veraltet ist. Laut GDA-Leitlinie muss die GBU nach Unfällen, neuen Geräten oder neuen Regeln neu geprüft werden.
PDF-Export — Für Audits, Behörden und die BG brauchen Sie Berichte als PDF. Mit Logo und Datum.
Alles an einem Ort — Die GBU hängt mit vielen Themen zusammen. Wer eine GBU für Gefahrstoffe macht, braucht auch Zugriff auf das Gefahrstoff-Modul und die BA im selben System.

Das GBU-Modul von Pretorix deckt alle sieben Schritte ab — mit Vorlagen, einer Risiko-Matrix und einer Frist-Verwaltung.

Tablet mit digitaler GBU-Checkliste und Ampelsystem in einer Produktionshalle

Kostenlose Gefährdungsbeurteilung Software: Was BG-Tools können

Die BGen bieten ihren Firmen kostenlose GBU-Tools an. Für sehr kleine Betriebe sind sie ein guter Start. Doch sie haben klare Grenzen.

Was die BG-Tools bieten

Web-Apps wie die GBU Online der BGHM oder DigitGB der BG BAU: fertige Kataloge, mobile Nutzung, viele Gewerke.
Desktop-Tools wie GEDOKU der VBG: seit Version 2.5 mit KI für Texte und Suche. Aber nur für Windows.
Spezial-Tools wie GisChem für die GBU nach TRGS 400 — nur für Gefahrstoffe.

Wo die Grenzen liegen

Thema	BG-Tool	Profi-Software
Branchen	Nur eigene BG	Alle Branchen
Maßnahmen	Kaum oder gar nicht	Ampel, Fristen, Zuständige
Fristen	Keine Erinnerung	Alarm per Mail
Freigaben	Nicht möglich	Workflow mit Prüfung
Nutzer	Oft nur ein Platz	So viele wie nötig
Andere Module	Nur GBU	GBU plus Gefahrstoffe, Unterweisung, Dashboard
Export	Kaum	REST-API, CSV, ERP

Das Kern-Problem: Wer bei zwei oder mehr BGen versichert ist, braucht zwei verschiedene Tools. Es gibt keinen Standard für den Austausch zwischen den Systemen.

Deshalb eignen sich BG-Tools vor allem als Einstieg. Ab zehn oder mehr Arbeitsplätzen brauchen Sie in der Regel eine bessere Lösung.

GBU-Software auswählen: 10 Kriterien für den Vergleich

Die Wahl der besten Gefährdungsbeurteilung Software hängt von Ihrer Firma ab. Nutzen Sie diese zehn Punkte als Checkliste:

#	Kriterium	Was ist wichtig?
1	Branchen	Deckt die Software alle Ihre Bereiche ab?
2	Kataloge	Gibt es fertige Vorlagen? Können Sie eigene anlegen?
3	Risiko-Methode	Nohl, EMKG oder eigene Matrix?
4	Maßnahmen	STOP-Prinzip, Fristen und Zuständige?
5	Module	Gibt es auch Module für Unterweisung, Gefahrstoffe und BA?
6	Bedienung	Wie schnell lernt man das Tool? Geht es auch mobil?
7	Cloud oder lokal	Updates, Zugriff von überall, Offline-Modus?
8	Datenschutz	Server in DE/EU? AVV nach Art. 28 DSGVO?
9	Schnittstellen	Import/Export, API, Anbindung an ERP oder HR?
10	Kosten	Pro Nutzer, pro Standort oder Flat? Alle Module dabei?

Tipp: Punkt 5 ist zentral. Eine GBU steht nie allein. Wer eine GBU für Gefahrstoffe macht, muss auch eine BA schreiben und Unterweisungen planen. Eine Software, die alles in einer Plattform bündelt, spart doppelte Arbeit. Und passende GBU-Vorlagen helfen beim Start.

Wann lohnt sich der Umstieg auf eine GBU-Software?

Nicht jeder Betrieb braucht sofort ein Profi-Tool. Für einen kleinen Betrieb mit drei Leuten reicht vielleicht eine GBU-Vorlage oder ein BG-Tool. Doch ab einer bestimmten Größe wird die Software zum Muss.

Signale für den Wechsel

Mehrere Standorte: Sie brauchen eine zentrale Übersicht über alle GBUs.
Mehr als 50 Leute: Viele Bereiche, viele Profile, viel Verwaltung.
Regelmäßige Audits: ISO oder BG-Prüfungen brauchen eine lückenlose Doku.
Gefahrstoffe oder Maschinen: GBU für Gefahrstoffe braucht ein System mit SDB und Verzeichnis.
Psychische GBU: Die Erhebung und Analyse ist per Hand kaum zu schaffen.
GBU für Schwangere: Besonderer Schutz nach MuSchG. Die GBU muss vor Beginn der Arbeit fertig sein.

Fachkraft für Arbeitssicherheit bei der Inspektion einer Industrieanlage mit mehreren Gefährdungsbereichen

Excel vs. BG-Tool vs. Profi-Software

Punkt	Excel / Word	BG-Tool	Profi-Software
Kosten	Gratis	Gratis	Ab ca. 100 €/Monat
Einrichtung	Schnell	Mittel	Mittel bis hoch
Branchen	Alle, aber leer	Nur eigene BG	Alle Branchen
Maßnahmen	Per Hand	Kaum	Voll automatisch
Fristen	Keine	Keine	Alarm per E-Mail
Audit-Doku	Schwach	Mittel	Stark
Wachstum	Begrenzt	Begrenzt	Ohne Limit
Module	Keine	Nur GBU	GBU, Gefahrstoffe, Unterweisung, Dashboard

Der Wechsel lohnt sich, wenn die Pflege per Hand mehr Zeit kostet als die neue Software. Viele Firmen berichten, dass sie nach dem Umstieg viel schneller und besser arbeiten. Auch beim Thema Gefahrstoffmanagement Software zeigt sich: Die Integration aller Prozesse in ein System spart Zeit und senkt Fehler.

Häufig gestellte Fragen zur Gefährdungsbeurteilung Software

Was kostet eine GBU-Software?

Ab etwa 100 € pro Monat. Die Preise hängen von der Zahl der Nutzer, dem Umfang und dem Modell ab. Manche rechnen pro Standort, andere pro Kopf. Prüfen Sie, ob alle Module im Preis sind.

Gibt es kostenlose Software für die GBU?

Ja. Die BGen bieten ihren Firmen kostenlose GBU-Tools an. Diese decken aber nur die Branchen der eigenen BG ab. Und es fehlen oft Funktionen wie Fristen, Freigaben und Maßnahmen-Tracking.

Kann ich alte GBUs in die neue Software laden?

Ja, die meisten Tools bieten CSV- oder Excel-Import. So können Sie Ihre alten Daten übernehmen. Fragen Sie den Anbieter vor dem Kauf nach den Details.

Muss eine GBU-Software nach Norm zertifiziert sein?

Nein. Es gibt keine Pflicht zur Norm für GBU-Software. Aber die Software sollte die GDA-Leitlinie abbilden. Bei Cloud-Tools ist ein Server in Deutschland oder der EU gut.

Reicht eine Excel-Vorlage für die GBU?

Für ganz kleine Betriebe: ja. Ab einer gewissen Größe fehlen aber Fristen, ein Audit-Trail und die Nachweise. Eine Software ist dann die bessere Wahl.

Welche GBU-Software ist die beste?

Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Wichtig sind Branchen, Module, Bedienung und Datenschutz. Nutzen Sie die 10 Punkte in diesem Artikel als Basis für Ihren Vergleich.

Fazit: Die richtige Gefährdungsbeurteilung Software finden

Die Wahl der richtigen Gefährdungsbeurteilung Software ist eine wichtige Entscheidung. BG-Tools bieten einen guten Start für kleine Betriebe. Doch ab mehreren Standorten, vielen Gefährdungen oder regelmäßigen Audits reichen sie nicht mehr aus.

Achten Sie darauf, dass die Software alle sieben Schritte der GBU abbildet. Von der Analyse bis zur Prüfung der Wirkung. Wichtig sind auch Module für Unterweisungen und Gefahrstoffe. Und prüfen Sie, ob es Fristen-Alarm, Freigaben und einen Audit-Trail gibt.

Pretorix bringt als Arbeitsschutz-Software 16 Module mit — vom GBU-Modul über das Risiko-Modul bis zum Gefahrstoff-Modul. Alles in einer Plattform, auf deutschen Servern.

Sie suchen eine Gefährdungsbeurteilung Software für Ihren Betrieb? Pretorix hilft bei GBU, Maßnahmen und Fristen — klar, strukturiert und sofort nutzbar.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die genannten Gesetze und Regeln (ArbSchG, DGUV V1, GDA-Leitlinie) können sich ändern. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an Ihre Behörde oder Ihre BG.