Die jährliche Unterweisung Gabelstapler ist die wiederkehrende Pflichtprüfung Ihres Sicherheitsniveaus im Lager. Sie entscheidet, ob ein Staplerfahrer am nächsten Morgen weiterfahren darf — oder ob er pausieren muss, bis Sie ihn nachträglich unterwiesen haben. Außerdem ist sie der Punkt, an dem die Berufsgenossenschaft (BG) bei einer Begehung als Erstes nachhakt. Dieser Leitfaden zeigt Praxis-Auslegung, Pflicht-Inhalte und Ablauf einer jährlichen Unterweisung Gabelstapler für 2026.

Warum die jährliche Unterweisung Gabelstapler mehr ist als ein Eintrag im Kalender

Stapler gehören zu den Geräten mit dem höchsten Risiko im Betrieb. Die BGHW zählt für 2021 allein 15.383 Unfälle mit Staplern. Elf davon endeten tödlich (BGHW). Die DGUV-Bilanz 2024 meldet im Schnitt 712.257 Unfälle. 307 davon endeten tödlich. Anfahrunfälle sind laut BGHW und BGHM die häufigste Art. Es folgen Stürze beim Auf- und Absteigen sowie Geräte, die kippen.

Das echte Problem ist nicht der neue Fahrer. Es ist der Routine-Fahrer. Er fährt seit Jahren denselben Stapler. Kleine Fehler werden zur Norm. Genau dort setzt die jährliche Auffrischung an. Sie holt den Fahrer aus seiner Routine. Sie bringt ihn zurück auf das Niveau, das Sie als Chef tragen müssen.

Deshalb ist die jährliche Unterweisung Gabelstapler keine reine Pflichtübung. Sie ist die Wartung Ihrer Sicherheits-Kultur. Wer sie verpasst, riskiert Bußgelder bis 5.000 Euro nach § 25 Abs. 1 Nr. 1 ArbSchG. Bei Anordnungen der Behörde drohen bis zu 30.000 Euro nach § 25 Abs. 1 Nr. 2 ArbSchG. Im Schadensfall droht der BG-Regress nach § 110 SGB VII. Diese drei Hebel ziehen zusammen, sobald die Lücke in der Doku belegt ist.

Sie brauchen zuerst die Breite des Themas? Den kompletten Leitfaden zur Gabelstapler-Unterweisung finden Sie hier. Dieser Artikel geht in die Tiefe der jährlichen Wiederholung.

Was Sie hier konkret lernen:

Wann ist die Frist gerissen und was gilt dann?
Was muss anders sein als bei der ersten Unterweisung?
Welche Anlässe lösen eine Pflicht aus?
Wer darf den Termin leiten und was geht online?
Was steht in der Doku und wie lange wird sie aufbewahrt?

Rechtsgrundlagen für die jährliche Unterweisung Gabelstapler

Die Jahresfrist für die jährliche Unterweisung Gabelstapler ergibt sich nicht aus einer Norm. Sie entsteht aus dem Zusammenspiel mehrerer Regeln. Diese Regeln greifen ineinander. Wer nur eine davon kennt, übersieht oft eine Pflicht.

Die rechtliche Trias auf einen Blick

Vorschrift	Konkrete Pflicht	Frequenz
ArbSchG § 12	Ausreichende und angemessene Unterweisung bei Einstellung, Aufgabenwechsel und neuen Arbeitsmitteln	„Regelmäßig wiederholen" — keine konkrete Frist
BetrSichV § 12	Unterweisung für Arbeitsmittel mit Doku-Pflicht (Datum, Teilnehmer)	„Mindestens jährlich"
DGUV V1 § 4	Unterweisung der Versicherten, dokumentationspflichtig	„Mindestens einmal jährlich"
DGUV V68 § 7	Schriftliche Beauftragung; gerätespezifische Einweisung plus betriebliche Unterweisung	Rücknahme der Beauftragung, wenn ein Jahr ohne ausreichende Fahrpraxis

ArbSchG § 12 verlangt eine Unterweisung „während der Arbeitszeit". Sie soll „an die Gefährdungsentwicklung angepasst" und „erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt" werden. Eine harte Jahresfrist nennt das Gesetz nicht. Diese liefern erst die nachgeordneten Vorschriften.

BetrSichV § 12 schreibt für Arbeitsmittel mit besonderen Gefährdungen Unterweisungen „in regelmäßigen Abständen, mindestens jedoch einmal jährlich" vor. Flurförderzeuge zählen dazu. Außerdem fordert die BetrSichV eine schriftliche Betriebsanweisung vor der ersten Verwendung. Auch eine besondere Beauftragung ist Pflicht. Beides trifft auf Stapler immer zu.

DGUV V1 § 4 Abs. 1 wiederholt diese Pflicht im amtlichen Wortlaut: Die Unterweisung „muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen; sie muss dokumentiert werden". Damit ist die Jahresfrist in der Unfallversicherung verbindlich verankert.

DGUV V68 § 7 ergänzt die Sondervorschrift für Stapler mit Fahrersitz oder Fahrerstand. Der Unternehmer darf nur Personen beauftragen, die mindestens 18 Jahre alt sind. Sie müssen geeignet, ausgebildet und mit Befähigungsnachweis sein. Der Auftrag muss schriftlich erfolgen. Liegt ein Jahr lang keine ausreichende Fahrpraxis vor, soll die Beauftragung zurückgenommen werden.

Wer das Zusammenspiel der Vorschriften in der Breite verstehen will, findet die Grundlagen im Pillar-Artikel zur Unterweisung im Arbeitsschutz. Hier konzentrieren wir uns auf die Praxis der Jahresfrist.

Jahresfrist in der Praxis — wann gilt sie als gerissen?

Die häufigste Frage zur jährlichen Unterweisung Gabelstapler lautet: „Jährlich" — heißt das 12 Monate ab letzter Unterweisung oder Kalenderjahr-bezogen? Die Antwort ist eindeutig. Sie steht im KomNet-Dialog 4523 des MAGS NRW, der staatlichen Auslegungsbehörde.

Die rollierende 12-Monats-Grenze

KomNet 4523 löst die Streitfrage zugunsten der Monatsfrist. „Mindestens einmal jährlich" wird als rollierendes 12-Monats-Intervall ausgelegt. Selbst bei voller Ausnutzung der Jahresregelung gilt diese Grenze. Ein Beispiel: Unterweisung im Januar 2026, nächste Unterweisung im Dezember 2027. Der Abstand bis zur darauffolgenden Unterweisung darf dann 12 Monate nicht überschreiten. Erhebliche Abweichungen muss der Arbeitgeber begründen können. Diese Begründung gehört in die Gefährdungsbeurteilung.

Die BGHM bestätigt diese Auslegung wortgleich. Sie ergänzt: Kürzere Intervalle ergeben sich aus Spezialvorschriften wie dem Jugendarbeitsschutzgesetz. Längere werden nicht erlaubt. Die BG Verkehr formuliert kompakter: „Mindestens 1x jährlich, bei besonderen Gefährdungslagen auch häufiger." Die Praxis-Botschaft ist also einfach. Wer im März 2025 unterwiesen hat, muss spätestens im März 2026 erneut unterweisen.

Was tun bei Krankheit im Fälligkeitsmonat?

Krankheit, Urlaub und Reisen werfen die Termin-Planung aus dem Tritt. Das ändert nichts an der Frist. Deshalb gilt eine einfache Regel:

Plan für die Wiederholung: ein bis zwei Monate vor Ablauf der Frist.
So fangen Sie Krankheit und Schicht-Probleme ab.
Sie geraten nicht in die Nachhol-Logik.

Außerdem haben Sie so Spielraum für Sondersituationen. Eine zwei-wöchige Reha lässt sich in einen späteren Termin einbinden. Wer dagegen den letzten Werktag wählt, hat keine Reserve. Kommt etwas dazwischen, ist die Frist gerissen.

Konsequenz bei Fristverletzung

Wird die Jahresfrist überschritten, hat das eine unmittelbare Folge. Der betroffene Fahrer darf den Stapler nicht weiterfahren. Erst nach der Nachhol-Unterweisung darf er wieder ans Steuer. Die Beauftragung ruht praktisch. Der Staplerschein selbst bleibt nach KomNet 29297 zwar formal gültig. Im Schadensfall hilft das aber nicht. Bei einem Unfall trägt der Arbeitgeber die volle Verantwortung. Straf- und zivilrechtliche Folgen sowie der BG-Regress sind ausdrücklich vorgesehen.

Versäumte Unterweisungen sind deshalb unverzüglich nachzuholen und zu dokumentieren. Außerdem entstehen Folgekosten im Tagesgeschäft. Eine vorübergehende Aushilfe muss her. Schichten geraten durcheinander. Touren werden umgeplant. Alles wegen einer einzigen verpassten Frist.

Erstunterweisung, jährliche Unterweisung Gabelstapler und Anlassunterweisung — die saubere Abgrenzung

In der Praxis vermischen sich die drei Unterweisungstypen häufiger, als gut ist. Deshalb hier eine knappe Trennung. Nur saubere Abgrenzung erlaubt eine saubere Doku.

Typ	Wann	Inhaltliche Breite	Pflicht-Trigger
Erstunterweisung	Vor erster selbstständiger Tätigkeit	Voll-Programm laut DGUV Grundsatz 308-001	Einstellung, Aufgabenwechsel
Jährliche Wiederholung	Mindestens einmal pro Jahr	Auffrischung Fix-Inhalte plus aktuelle Schwerpunkte	12-Monats-Frist
Anlassunterweisung	Bei konkretem Auslöser	Themenbezogen, nicht voll	Neuer Stapler-Typ, neues Layout, Unfall, längere Pause

Mögliche Anlässe nach BGHM-Kommentierung zu DGUV V1 § 4 sind:

Start einer neuen Aufgabe
Wechsel der Aufgabe
Änderung im Aufgaben-Bereich
Unfälle oder Beinahe-Unfälle
Neue Geräte oder Anbauten

Inhaltlich bezieht sich eine Anlassunterweisung auf genau diesen Anlass. Sie deckt nicht automatisch die volle Breite eines Jahres-Termins ab.

Ersetzt eine Anlassunterweisung die jährliche Unterweisung Gabelstapler?

Grundsätzlich nicht. KomNet 4523 ist hier eindeutig: „Treten innerhalb der Jahresfrist Unterweisungsanlässe ein, muss eine zusätzliche und auf den Unterweisungsanlass bezogene Unterweisung durchgeführt werden." Das heißt: Bei unveränderter Gefährdungssituation und Arbeitsaufgabe bleibt die jährliche Unterweisung Gabelstapler im 12-Monats-Rhythmus verpflichtend. Die Anlassunterweisung kommt obendrauf.

Eine theoretische Ausnahme ist denkbar. Eine Anlassunterweisung kann die jährliche ersetzen, wenn sie inhaltlich alle staplerrelevanten Themen vollständig abdeckt, themenbezogen dokumentiert ist und innerhalb der 12-Monats-Frist liegt. In der Praxis ist das aber selten. Die BG wird im Streitfall sehr genau hinsehen, ob die Anlassunterweisung wirklich Voll-Programm war oder nur ein Themenausschnitt.

Sonderfälle — wann die jährliche Unterweisung Gabelstapler nicht reicht

Es gibt Situationen, in denen Sie nicht auf den Jahres-Termin warten dürfen. Stattdessen brauchen Sie eine Anlassunterweisung zusätzlich. Diese Punkte fallen bei Begehungen besonders oft auf.

Längere Abwesenheit durch Krankheit oder Elternzeit

Fällt ein Staplerfahrer mehrere Monate aus, empfehlen die BGen eine Wiedereinstiegs-Unterweisung. Das gilt für lange Krankheit, Reha oder Elternzeit. Sie soll direkt nach der Rückkehr stattfinden. Eine harte Frist „mehr als sechs Monate" gibt es nicht. Die DGUV-Publikation „Arbeit & Gesundheit" rät, den Termin direkt mit dem Wiedereinstieg zu verbinden. Inhaltlich gehören dazu:

Geänderte Schutz-Konzepte
Neue PSA
Neue Technik im Betrieb
Neue Stoffe oder neue Anbauten

In der Praxis hat sich ein Schwellenwert von etwa sechs Monaten Pause als sinnvolle Größe etabliert. Das ist Best Practice. Es ist keine kodifizierte Pflicht. Allerdings sollten Sie ab dieser Marke ohnehin einen sauberen Wiedereinstieg organisieren. Fahrpraxis nimmt nachweislich ab. Die DGUV V68-Beauftragung wäre bei einem Jahr ohne Fahrpraxis ohnehin zurückzunehmen.

Neuer Staplertyp oder neuer Einsatzbereich

Ein Schubmaststapler unterscheidet sich vom Gegengewichtsstapler grundlegend. Ein Schmalgangstapler unterscheidet sich von beiden. Soll ein Fahrer einen neuen Stapler-Typ steuern, ist eine Anlassunterweisung Pflicht. Diese kommt zusätzlich zur jährlichen. Dasselbe gilt für neue Anbaugeräte. Auch eine geänderte Verkehrsführung im Lager löst die Pflicht aus. Ein Wechsel in eine andere Halle mit neuen Risikobereichen ebenfalls.

Außerdem ist die DGUV V68-Beauftragung gerätebezogen. Ein Fahrer ist nur für Elektro-Gegengewichtsstapler beauftragt? Dann darf er einen neuen Schubmaststapler nicht ohne weitere Einweisung steuern. Die Beauftragung muss ergänzt werden.

Nach Unfall oder Beinaheunfall

Nach jedem Unfall ist eine Anlassunterweisung Pflicht. Auch nach einem Beinaheunfall mit knapper Vermeidung. Das gilt für den betroffenen Fahrer. Bei systemischen Ursachen gilt es für das ganze Team. Die Erkenntnisse aus dem Unfall gehen automatisch in die nächste jährliche Wiederholung ein.

Leiharbeitnehmer und befristete Aushilfen

Die Rechtslage ist seit Jahren eindeutig. Sie wird in vielen Betrieben trotzdem übersehen. § 11 Abs. 6 AÜG verpflichtet den Entleiher zur Unterweisung. Also Ihren Einsatzbetrieb. Der Leiharbeitnehmer ist vor Beginn der Beschäftigung über Gefahren zu unterrichten. Das gilt auch bei Veränderungen. KomNet 43079 konkretisiert das für Flurförderzeuge. Der Entleihbetrieb muss die Eignung feststellen. Er führt die arbeitsplatzbezogene Unterweisung durch. Er stellt PSA bereit. Er erteilt die schriftliche Beauftragung.

Anders gesagt: Sobald ein Leiharbeiter regelmäßig Stapler fährt, gilt dieselbe jährliche Unterweisung Gabelstapler wie für die Stammbelegschaft. Der Verleiher übernimmt nur die allgemeine Unterweisung. Die einsatz- und betriebsspezifische bleibt bei Ihnen.

Inhalte einer jährlichen Unterweisung Gabelstapler — was anders sein muss als bei der Erstunterweisung

Hier liegt der Punkt, an dem viele Betriebe scheitern. Die Erstunterweisung deckt das Voll-Programm laut DGUV Grundsatz 308-001 ab. Die jährliche Unterweisung Gabelstapler soll dagegen nicht denselben Frontalvortrag wiederholen. Sie soll Schwerpunkte setzen, die zur aktuellen betrieblichen Situation passen. Generische Standard-Folien aus dem Vorjahr fallen bei BG-Begehungen sofort auf.

Fix-Inhalte: das Pflicht-Skelett jedes Jahr

Folgende Themen gehören in jede jährliche Unterweisung Gabelstapler als Auffrischung, ohne neue Tiefe:

Wege im Betrieb, Be- und Entlade-Zonen, Regal-Plätze
Sicht-Check und Funktions-Check vor der Schicht
Last und Gewicht: Was darf das Gerät heben?
Was tun im Notfall? Wo ist die Erste-Hilfe-Box?
Wie verhalten Sie sich, wenn Personen im Weg sind?
Brand und Explosion: bei Akku- und Gas-Staplern

Diese Themen ergeben sich aus DGUV V68 und dem DGUV Grundsatz 308-001 (Stand Dezember 2022). Auch die DGUV Information 208-004 ist relevant. Letztere ist auf Stand 09/2012 und derzeit in Überarbeitung. Bis zur Neufassung gelten BetrSichV, DGUV V68 und DGUV-Grundsatz 308-001 als Hauptreferenz weiter.

Variable Inhalte: jährlicher Schwerpunkt

Hier liegt der eigentliche Mehrwert der jährlichen Unterweisung Gabelstapler. Pro Jahr sollten Sie zwei bis drei Schwerpunkte setzen, die aus dem konkreten Betriebsgeschehen kommen:

Vorfälle aus dem Vorjahr: Beinahe-Unfälle, knappe Situationen, Lehren aus Unfall-Analysen
Neue Bereiche im Lager: neue Wege, neue Regal-Reihen, neue Be- und Entlade-Zonen
Neue Technik: neue Anbauten, Lithium-Akkus, Assistenz-Systeme, neue Lade-Punkte
Neue Regeln: relevante Änderungen aus DGUV-Grundsatz 308-001, neue Vorgaben Ihrer BG

Außerdem darf die jährliche Unterweisung Gabelstapler explizit auf den betrieblichen Schwerpunkt verlagert werden. Eine starre Pflichtthemenliste exklusiv für die Wiederholung gibt es im DGUV-Regelwerk nicht. Genau das macht aber den Unterschied zwischen einer ernst genommenen Unterweisung und einer Pflicht-Show.

Praktischer Teil und Lernerfolgskontrolle

Eine harte gesetzliche Pflicht zu praktischen Fahrübungen besteht in der jährlichen Unterweisung Gabelstapler nicht. Trotzdem ist der praktische Teil aus zwei Gründen unverzichtbar. Erstens prüft die BG bei Begehungen, ob Sicht- und Funktionsprüfung am realen Stapler tatsächlich geübt wurden. Zweitens ist genau hier der Punkt, an dem Routine-Fehler sichtbar werden. Im Theorie-Quiz bleiben sie unsichtbar.

Eine Lernerfolgskontrolle gehört in jede Unterweisung. Egal ob Theorie-Quiz, mündliche Abfrage oder Praxis-Beobachtung. Auch dafür gibt es keine gesetzliche Mindest-Schwelle. Dokumentierte Lernerfolgskontrolle ist aber Best Practice und wird bei Audits positiv gewertet.

Ablauf einer jährlichen Unterweisung Gabelstapler — Schritt für Schritt

Eine gute jährliche Unterweisung Gabelstapler läuft nicht aus dem Stand. Sie ist vorbereitet, fokussiert und sauber dokumentiert. Folgender Ablauf hat sich in der Praxis bewährt.

Staplerfahrer führt die tägliche Sicht- und Funktionsprüfung am Gabelstapler vor Schichtbeginn durch

Schritt 1: Vorbereitung (vier Wochen vorher)

Sammeln Sie die Vorjahres-Vorfälle. Sortieren Sie Beinaheunfälle und Auffälligkeiten aus dem Schichtbuch. Identifizieren Sie neue Stapler-Typen, neue Anbaugeräte oder geänderte Bereiche. Prüfen Sie aktuelle Rechts-Updates aus DGUV und BG. Fixieren Sie den Termin so, dass er für alle Fahrer ohne Schichtkonflikt machbar ist.

Schritt 2: Theorieteil (45 bis 90 Minuten)

Beginnen Sie mit den Fix-Inhalten als knappe Auffrischung. Verlagern Sie dann den Schwerpunkt auf die aktuellen Themen. Nutzen Sie betriebsspezifische Beispiele. Also echte Fotos aus Ihrem Lager, echte Vorjahres-Vorfälle, echte Stapler-Typen. Generische Foto-Datenbanken fallen sofort auf.

Schritt 3: Praktischer Teil (15 bis 30 Minuten pro Fahrer)

Lassen Sie jeden Fahrer die tägliche Sicht- und Funktionsprüfung am eingesetzten Stapler-Typ durchführen. Beobachten Sie Routine-Fehler. Korrigieren Sie sofort. Bei Bedarf eine kurze Fahrübung in einem kritischen Bereich. Etwa Be- und Entladezone, Schmalgang oder Übergang Halle/Hof.

Schritt 4: Lernerfolgskontrolle

Ein kurzes Quiz oder eine mündliche Abfrage genügt. Wichtig ist, dass es dokumentiert wird. Die BG schaut bei der Doku weniger auf die Prozent-Schwelle. Sie achtet auf den Nachweis, dass eine Kontrolle überhaupt stattgefunden hat.

Schritt 5: Dokumentation

Datum, Dauer und Themenliste gehören in jeden Nachweis. Eine pauschale Bezeichnung „Stapler-Unterweisung" reicht nicht. Die Liste der Teilnehmer enthält die eigene Unterschrift jedes Fahrers. Auch Name und Funktion des Trainers gehören dazu. Diese fünf Felder sind das Pflicht-Skelett. Sie sind genau das, was bei Begehungen kontrolliert wird.

Minimal-Doku auf einen Blick:

Wann fand der Termin statt?
Wie lange dauerte er?
Welche Themen wurden behandelt?
Wer war dabei und hat das per Hand bestätigt?
Wer hat den Termin geleitet?

Wer darf die jährliche Unterweisung Gabelstapler durchführen — und darf das online sein?

Die Frage nach dem zulässigen Unterweisenden taucht immer wieder auf. Sie ist über drei Vorschriften gestapelt: § 13 Abs. 2 ArbSchG, DGUV V1 § 4 und DGUV Regel 100-001 Abschnitt 2.3.

Qualifikation des Unterweisenden

Eine staatlich vorgeschriebene Qualifikation für den Stapler-Unterweisenden existiert nicht. KomNet 12537 bestätigt das ausdrücklich. Der Arbeitgeber entscheidet selbst, welche Person zuverlässig und fachkundig genug ist. Maßstab ist § 13 Abs. 2 ArbSchG. Der Arbeitgeber kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich beauftragen.

Wichtig ist die Weisungsbefugnis. DGUV Regel 100-001 Abschnitt 2.3 stellt das klar. Eine Sifa, ein Betriebsarzt oder ein Sicherheitsbeauftragter darf bei Unterweisungen beraten und mitwirken. Sie dürfen aber nicht eigenverantwortlich durchführen. Aus der Stabsfunktion folgt keine Weisungsbefugnis. In der Praxis ist deshalb der unmittelbare Vorgesetzte der typische Unterweisende. Also Lager- oder Schichtleiter, Meister oder Vorarbeiter. Externe Trainer sind zulässig. Sie ersetzen aber nicht die innerbetriebliche Verantwortung. Außerdem müssen Sie als Arbeitgeber die Fachkunde des externen Trainers prüfen. Die betriebsspezifischen Inhalte ergänzen Sie selbst.

Online-Anteil zulässig?

Blended Learning ist zulässig. Reines E-Learning zum Selbstlernen ist es nicht. Die Position der DGUV ist seit Jahren konsistent. Elektronische Unterweisungsmittel sind Hilfsmittel. Sie können die persönliche Unterweisung und das Gespräch vor Ort nicht ersetzen. Für eine zulässige Online-Theorie definiert KomNet 43048 drei Bedingungen. Erstens eine arbeitsplatzspezifische Aufbereitung. Zweitens eine integrierte Lernerfolgskontrolle. Drittens ein jederzeit mögliches Gespräch zwischen Unterweisendem und Versichertem.

Konkret heißt das für 2026: Ein Online-Webinar mit Live-Trainer ist die zulässige Mindestform für den Theorieteil. Es braucht eine integrierte Verständnisprüfung und Q&A-Möglichkeit. Der praktische Teil muss in Präsenz erfolgen. Also die Sicht- und Funktionsprüfung am realen Stapler. Reine selbstgesteuerte E-Learning-Module reichen nicht aus.

Dokumentation der jährlichen Unterweisung Gabelstapler — was die BG sehen will

Die Dokumentation ist der Punkt, an dem in Audits die meisten Lücken auffallen. Außerdem ist sie der Hebel, der im Schadensfall über Bußgelder und Regress entscheidet.

Sicherheitsbeauftragte lässt einen Staplerfahrer den Unterweisungsnachweis am Arbeitsplatz unterzeichnen

Pflicht-Felder im Nachweis

Folgende fünf Felder müssen in jedem Nachweis stehen:

Datum und Dauer der Unterweisung
Themenbezogene Inhalte — nicht nur „Stapler-Unterweisung 2026", sondern eine konkrete Themenliste
Teilnehmerliste mit eigenhändiger Unterschrift jedes Fahrers
Name und Funktion des Unterweisenden, mit Unterschrift
Bezug zur Gefährdungsbeurteilung und zu den eingesetzten Stapler-Typen

Diese Anforderungen ergeben sich aus DGUV V1 § 4 Abs. 1 Satz 4 und § 12 BetrSichV. Auch die DGUV Information 211-005 ist relevant. Sie präzisiert in Ziffer 11 den Mindestinhalt. Dazu gehören Inhalte, Datum und Unterschriften von Unterweiser und Unterwiesenen.

Schwacher Nachweis — was bei Begehungen kassiert wird

Ein typischer Schwach-Nachweis sieht so aus: „Stapler-Unterweisung 2026, Teilnehmer: alle Lagermitarbeiter, Unterzeichnet: Herr Müller." Diese Form fällt bei jeder ernsthaften Begehung durch. Weder die Themen noch die einzelnen Teilnehmer sind nachvollziehbar dokumentiert. Die BG bewertet das nicht als ausreichend. Im Schadensfall ist diese Doku praktisch wertlos.

Aufbewahrung

Eine eigene gesetzliche Aufbewahrungsfrist speziell für Stapler-Unterweisungen existiert nicht. DGUV Information 211-005 empfiehlt zwei Jahre als Mindestaufbewahrung. So gilt der Nachweis der Pflichtenerfüllung. Außerdem behalten Sie den Überblick über bereits geschulte Inhalte. In der Praxis empfehlen die BGen längere Fristen. Üblich sind drei bis fünf Jahre. Grund sind die zivilrechtlichen, sozialrechtlichen und strafrechtlichen Verjährungsfristen. Optimal ist die Aufbewahrung bis zum Ausscheiden des Beschäftigten. Der Fahrausweis dient später in einem Unfall- oder Berufskrankheitsverfahren als Entlastungsnachweis.

Außerdem gibt es Sondervorschriften. Für KMR-Stoffe verlangt § 14 Abs. 3 GefStoffV ein Expositionsverzeichnis. Es muss 40 Jahre nach Ende der Exposition aufbewahrt werden. KMR steht für krebserzeugend, mutagen oder reproduktionstoxisch der Kategorie 1A/1B. Für reproduktionstoxische Stoffe gelten fünf Jahre.

Audit-Realität — Konsequenzen bei fehlender Doku

Fehlt die jährliche Unterweisung Gabelstapler im Schadensfall in der Doku, drohen drei Stufen.

Stufe 1: Bußgeld bis 5.000 Euro nach § 22 BetrSichV mit § 25 Abs. 1 Nr. 1 ArbSchG. Bei Verstoß gegen Anordnungen der Behörde bis 30.000 Euro nach § 25 Abs. 1 Nr. 2 ArbSchG.
Stufe 2: Straftat nach § 26 ArbSchG bei beharrlicher Wiederholung oder Gefahr für Leben. Es droht Haft bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.
Stufe 3: Der BG-Regress nach § 110 SGB VII. Wirtschaftlich am härtesten.

Der Regress greift, wenn der Arbeitgeber den Schaden „vorsätzlich oder grob fahrlässig" verursacht hat. Allerdings hat der BGH im Beschluss VI ZR 369/19 vom 21.07.2020 klargestellt: Ein UVV-Verstoß allein begründet noch keine grobe Fahrlässigkeit. Es braucht eine Gesamt-Würdigung. Also einen objektiv schweren UND subjektiv unentschuldbaren Verstoß. Das volle Unterlassen der jährlichen Unterweisung Gabelstapler bei einem Stapler kann diese Schwelle aber erreichen.

In der Praxis sind in Einzelfällen fünfstellige Beträge geflossen. Oft kommt die Übernahme aller künftigen BG-Kosten dazu. Eine pauschale Aussage wie „fehlende Unterweisung gleich Regress" ist nach BGH-Rechtsprechung falsch. Die Gefahr ist aber real. Sobald eine Lücke in der Doku und ein systemisches Versäumnis zusammenfallen, droht der Regress.

Die unmittelbare betriebliche Konsequenz ist außerdem das automatische Fristen-Tracking, das diese Lücken überhaupt erst sichtbar macht.

Häufige Fehler bei der jährlichen Unterweisung Gabelstapler

Aus BG-Begehungen, Audit-Berichten und Schadensfällen kennen wir die Top-Fehler. Wer diese sieben Punkte vermeidet, ist im Audit gut aufgestellt.

Fehler im Überblick:

Fehler	Folge	Was hilft
Termin zu spät geplant	Frist gerissen	Puffer von zwei Monaten
Folien aus dem Vorjahr	Audit kassiert	Neue Beispiele aus dem Betrieb
Nur Theorie online	BG meckert	Praxis-Teil in Präsenz
Aushilfen vergessen	Lücke in der Doku	Eigene Liste pflegen
Doku ohne Themen	Kein Audit-Schutz	Themen einzeln nennen

Termin auf den letzten Drücker. Eine Krankheit oder Reise reißt die Frist. Der Fahrer darf erst nach der Nachhol-Stunde wieder fahren.
Folien ohne Bezug zum Betrieb. Die BG erkennt das sofort. Generische Fotos und fehlende lokale Beispiele fallen auf.
Nur Theorie online. Sicht-Check und Funktions-Check am echten Stapler müssen in Präsenz erfolgen.
Personen vergessen. Aushilfen, Leih-Kräfte und neue Fahrer mit eigenem Erst-Termin werden nicht eingebunden.
Inhalte „wie letztes Jahr". Keine neuen Themen, keine Vorfälle aus dem Vorjahr, keine neuen Stapler.
Schwache Doku. „Stapler-Termin 2026" ohne Themen-Liste reicht nicht. Bei Begehungen fällt das als nicht ausreichend auf.
Fahrauftrag alt. Bei Krankheit oder Wechsel des Stapler-Typs fehlt der neue Auftrag oder ist alt. Die Beauftragung nach DGUV V68 ruht dann praktisch.

Jährliche Unterweisung Gabelstapler digital organisieren — der Software-Hebel

Sobald Sie zehn oder mehr Stapler-Fahrer im Betrieb haben, wird Excel zur Fehler-Quelle. Krankheit, Wechsel, neue Fahrer mit eigenem Erst-Datum: alles wird mehr. Dazu kommen alte Versionen der Inhalte. Auch Unterschriften fehlen oft. Je größer der Betrieb, desto schwerer die Übersicht.

Logistikleiter überwacht Unterweisungstermine seiner Staplerfahrer auf einem Software-Dashboard mit Ampelsystem

Excel-Schmerzpunkte im Praxisalltag

Typische Symptome aus Begehungen und Audits gibt es genug. Die Frist-Tabelle ist nicht aktuell. Der HR-Wechsel im März hat die Übersicht zerschossen. Der neue Fahrer aus dem April hat ein eigenes Erst-Datum. Im Sammeltermin im November wird er vergessen. Inhalte werden Jahr für Jahr aus einer alten Folien-Datei kopiert. Niemand hat die Versionierung im Blick. Teilnehmer-Unterschriften liegen in einer Schublade. Einzelne Blätter sind verschwunden.

Außerdem fehlt der Querbezug zum Fahrauftrag nach DGUV V68. Wer wann auf welchem Stapler-Typ fahren darf, steht in der einen Excel. Die Unterweisungs-Doku steht in einer anderen. Bei Audits oder im Schadensfall müssen beide Quellen zusammenpassen. In der Praxis tun sie das selten.

Was eine digitale Lösung tut

Eine spezialisierte Arbeitsschutz-Software bündelt drei Aufgaben, die in Excel auseinanderfallen. Erstens zentrales Fristen-Tracking mit automatischen Erinnerungen. Zweitens themenbezogene Dokumentation mit versionierten Inhalten. Drittens manipulationssichere Teilnehmer-Bestätigung. Außerdem verknüpft die Software die jährliche Unterweisung Gabelstapler mit dem Fahrauftrag und den Qualifikationen. Eine Lücke in einem Bereich wird automatisch in den anderen sichtbar.

Pretorix bündelt diese Funktionen in drei integrierten Modulen. Das Modul Unterweisungen digital organisieren dient der themenbezogenen Doku. Das Modul Fristen automatisch tracken bringt die 12-Monats-Erinnerung mit Eskalationslogik. Das Modul Fahrer-Qualifikationen verwalten bündelt Staplerschein, Fahrauftrag und gerätespezifische Beauftragung. Alle drei Module greifen ineinander. Eine fehlende jährliche Unterweisung Gabelstapler blockiert automatisch den zugehörigen Fahrauftrag. Erst nach Nachholen der Lücke wird er wieder gültig.

Checkliste: Was Sie heute prüfen können

Sie sind unsicher, ob Ihr Betrieb sauber aufgestellt ist? Diese kurze Liste deckt die wichtigsten Punkte ab. Gehen Sie sie Punkt für Punkt durch:

Datum der letzten Unterweisung: Kennen Sie es pro Fahrer?
Frist nicht überschritten: Liegt das Datum weniger als ein Jahr zurück?
Unterschriften vorhanden: Haben Sie für alle Fahrer eine Unterschrift im Nachweis?
Themen dokumentiert: Steht im Nachweis eine echte Liste der Themen?
Fahrauftrag aktuell: Gibt es einen Fahrauftrag pro Fahrer und Stapler-Typ?
Aushilfen erfasst: Sind auch alle Aushilfen und Leiharbeiter eingebunden?
Nachhol-Prozess definiert: Wer holt eine vergessene Frist nach und bis wann?

Wer alle sieben Punkte mit Ja beantwortet, ist gut aufgestellt. Wer hier auch nur ein Nein hat, sollte das Thema heute angehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Diese kurzen Antworten klären die acht häufigsten Fragen aus der Praxis. Wer mehr wissen will, findet die Details oben im Text.

Müssen Aushilfen und Leiharbeitnehmer jährlich unterwiesen werden?

Ja. Sobald sie oft Stapler fahren, gilt dieselbe Pflicht wie für die feste Crew. Bei Leiharbeitern ist nach § 11 Abs. 6 AÜG der Entleiher zuständig. Also Ihr Einsatzbetrieb.

Reicht eine PowerPoint-Präsentation als jährliche Unterweisung Gabelstapler?

Nein. Der praktische Teil mit Sicht- und Funktionsprüfung am realen Stapler ist Pflichtbestandteil. Reine Theorie erfüllt die Anforderungen nach DGUV V1 § 4 und DGUV V68 § 7 nicht.

Wie lange dauert eine jährliche Unterweisung Gabelstapler?

In der Praxis 45 bis 90 Minuten Theorie plus 15 bis 30 Minuten Praxis pro Fahrer. Bei mehreren Stapler-Typen oder besonderen Einsatzbereichen entsprechend länger.

Was wenn ein Mitarbeiter den Jahres-Termin nicht wahrnimmt?

Der Fahrer darf nicht weiter fahren. Erst nach der Nachhol-Unterweisung geht es weiter. Die Beauftragung ruht praktisch. Holen Sie den Termin sofort nach. Dokumentieren Sie sauber.

Wer muss den Nachweis unterzeichnen?

Sowohl der Teilnehmer als auch der Trainer. Beide setzen ihre Unterschrift per Hand. Eine Sammel-Unterschrift „Lagermannschaft" reicht nicht. Jeder Fahrer unterschreibt einzeln.

Wie lange müssen Unterweisungsnachweise aufbewahrt werden?

Die DGUV Info 211-005 empfiehlt mindestens zwei Jahre. Aus Haftungsgründen sind drei bis fünf Jahre praxistauglich. Optimal ist die Aufbewahrung bis zum Austritt des Fahrers. Sondervorschriften wie GefStoffV oder StrlSchV können längere Fristen vorgeben.

Reicht eine Anlassunterweisung als jährliche Unterweisung Gabelstapler?

Grundsätzlich nicht. Sie kommt zusätzlich zur jährlichen Wiederholung. Nur wenn sie alle Themen voll abdeckt, klar dokumentiert ist und in der 12-Monats-Frist liegt, kann sie ausnahmsweise zählen. In der Praxis ist das selten.

Muss der Fahrauftrag jährlich erneuert werden?

Formal nicht zwingend. Bei einem Wechsel des Stapler-Typs oder des Bereichs muss er aktualisiert werden. Auch nach einer langen Pause ohne Fahrpraxis ist eine Aktualisierung Pflicht. War ein Fahrer über ein Jahr ohne Fahrpraxis, soll die Beauftragung nach DGUV V68 § 7 zurückgenommen werden.

Fazit — fünf Punkte für die jährliche Unterweisung Gabelstapler

Die jährliche Unterweisung Gabelstapler ist kein Bürokratie-Aufwand. Sie ist die Wartung Ihrer Sicherheits-Kultur. Wer fünf Punkte beachtet, ist gut aufgestellt:

Frist halten. Mindestens 1x pro Jahr. Maximal 12 Monate nach der KomNet-Auslegung. Planen Sie mit zwei Monaten Puffer.
Aktuelle Inhalte. Schwerpunkte aus Vorfällen, neuen Staplern und neuen Bereichen. Folien von letztem Jahr fallen bei der BG durch.
Praxis-Teil. Sicht-Check und Funktions-Check am echten Stapler. Nur online reicht nicht.
Saubere Doku. Datum, Dauer, Themen, Unterschriften, Name des Trainers. Fünf Felder, die im Audit zählen.
Fristen-Tracking. Ab zehn Fahrern ist Excel die größte Fehler-Quelle. Eine digitale Lösung mit Fristen und Verknüpfung zum Fahrauftrag ist die einzige Praxis, die skaliert.

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Rechtlicher Hinweis: Die Infos in diesem Artikel dienen der allgemeinen Orientierung. Sie ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Stimmen Sie die Anwendung der Regeln im Betrieb mit einer Sifa ab. Auch die BG oder ein Anwalt für Arbeitsrecht sind gute Partner. Stand: Mai 2026.